Scopri come gestire assemblee miste con soci online e in presenza: quorum automatici, voti tracciati e verbali pronti. La nuova feature di Fleap.
Negli ultimi anni, la governance societaria ha iniziato una trasformazione profonda. Le assemblee dei soci, uno dei momenti più delicati nella vita di una società, stanno diventando sempre più digitali: convocazioni online, documenti centralizzati, votazioni tracciabili, verbali generati automaticamente.
Eppure, nella realtà quotidiana, il cambiamento non avviene mai tutto insieme. Molte aziende si trovano oggi in una condizione intermedia: una parte dei soci partecipa da remoto, con piattaforme come Fleap, altri sono fisicamente presenti; alcuni votano digitalmente, altri continuano con modalità tradizionali.
Questa è la vera natura delle assemblee miste (o ibride). Ed è qui che la governance diventa complessa, soprattutto per realtà come la nostra, che hanno bisogno di una gestione della governance semplice e reale per tokenizzare davvero gli asset aziendali.
Intanto partiamo con una piccola premesse che potrebbe non essere chiara a tutti. Quando si indice un’assemblea societaria come per esempio di una società per azioni , ci sono diversi modi di gestirla e raccogliere i voti. Nella modalità mista convivono due modalità di partecipazione: da un lato la partecipazione online tramite piattaforma digitale, dall’altro la partecipazione fisica in presenza, spesso presso la sede della società o dal notaio. Forse ti sarà successo durante un’assemblea condominiale, alcuni condomini si collegassero da remoto.
È un formato sempre più diffuso perché rappresenta un compromesso naturale: permette alle società di modernizzare i processi senza obbligare tutti gli stakeholder a cambiare immediatamente abitudini. In altre parole, è la forma più realistica del cambiamento, almeno per quello che abbiamo potuto verificare implementando Fleap nei processi societari.
Quando Fleap entra nei processi di una società, spesso diventa rapidamente il punto di riferimento per presenze, quorum, votazioni, verbali e tracciabilità. Ma abbiamo osservato un fenomeno molto concreto: non tutte le realtà riescono a portare tutti gli aventi diritto di voto sulla piattaforma.
Molti soci, soprattutto in contesti più tradizionali, preferiscono ancora votare di persona, esprimersi “in sala”, delegare verbalmente o semplicemente non accedere a strumenti digitali. Questo non è un limite tecnologico: è un fatto umano e organizzativo. È resilienza al cambiamento.
Ed è proprio qui che nasce un problema enorme per chi gestisce l’assemblea.
Prima di questa feature, chi gestiva assemblee ibride viveva una situazione frammentata. Durante l’assemblea, i soci online votavano regolarmente in piattaforma. Tutto in modo semplice e armonioso. Poi sono venuti fuori i  soci presenti fisicamente che volevano votare fuori sistema.
E poi, a valle, iniziava la parte più complessa per chi doveva gestire le assemblee: ricostruire manualmente chi era presente davvero, aggiornare i quorum costitutivi e deliberativi, conciliare voti digitali e voti “offline”, e spesso correggere il verbale a posteriori.
Il risultato era prevedibile: rischio di incoerenze, lavoro duplicato, stress operativo e perdita del valore principale del digitale, ovvero avere un’unica fonte ufficiale.
Questo era il problema. E alcuni nostri clienti ce lo hanno fatto capire.
In Fleap, il prodotto non nasce in astratto. Non costruiamo funzionalità perché “sono innovative”. Le costruiamo perché, durante un’assemblea reale, qualcuno ci dice:
“La piattaforma funziona benissimo… ma poi devo gestire anche chi vota fuori. Ed è come se dovessi fare un doppio lavoro.”
Da questo feedback è un po’ partito tutto. Abbiamo capito che non si trattava di un caso isolato, ma di un’esigenza strutturale: le assemblee ibride sono inevitabili in una fase di transizione. E noi dovevamo essere pronti a supportarle.
Quando abbiamo validato che questa esigenza era ricorrente, è successo quello che succede in un team prodotto competente come il nostro: il problema è entrato in roadmap, è stato definito un requisito operativo chiaro, e prodotto e sviluppo hanno lavorato insieme per costruire una soluzione reale.
L’obiettivo era esplicito: rendere Fleap l’unico punto in cui vengono inserite presenze e votazioni, anche nelle assemblee miste. Non un workaround. Non un export. Non un processo parallelo. Un unico flusso ufficiale.
Con il rilascio di Assemblee Ibride, Fleap consente di gestire nello stesso ambiente sia i soci collegati online sia i soci presenti fisicamente ma “extra piattaforma”.
Presenze ufficiali anche per chi è in sala. Durante l’assemblea, il notaio, il segretario o il presidente può aggiungere manualmente un socio presente, includerlo subito nel quorum costitutivo e conteggiarlo tra i presenti ufficiali. Il sistema replica ciò che avviene nelle assemblee tradizionali: un socio può entrare anche dopo l’inizio.
Votazioni valide anche per soci fuori piattaforma. Prima, i soci presenti fisicamente non potevano votare in Fleap. Ora sì: notaio/segretario/presidente possono registrare manualmente il voto (favorevole, contrario, astenuto). E quei voti confluiscono nel totale, aggiornano grafici e risultati, e hanno lo stesso valore dei voti online.
Tracciabilità completa sul registro blockchain. Anche i voti inseriti manualmente vengono salvati in blockchain: stesso livello di sicurezza e stesso valore probatorio, indipendentemente dal canale di partecipazione.
Verbali più completi, senza cambiare template. Nel verbale, i soci extra piattaforma compaiono normalmente tra i presenti. In più, Fleap genera tabelle opzionali scaricabili per evidenziare soci aggiunti manualmente e votazioni gestite manualmente, garantendo trasparenza avanzata senza alterare i modelli standard.
Assemblee Ibride non è solo una funzionalità. È il nostro modo di lavorare. Il cambiamento non si impone. Si accompagna. La governance digitale non è un salto netto, ma un percorso fatto di convivenze, compromessi e tempi diversi.
E Fleap in primis vuole comprendere e gestire la realtà di oggi, senza perdere di vista quella che sta arrivando.